Аутсорсинг персонала — эффективный инструмент оптимизации.

Зачем и кому это надо?

Зачем мне нужен аутсорсинг персонала? Чем он может быть мне полезен?

Нужен ли мне аутсорсинг персонала в принципе?

Если вы задаётесь этими или подобными вопросами касательно аутсорсинга персонала, то здесь вы найдете ответы на них. Основное предназначение услуги аутсорсинга состоит в следующем:

• чтобы перекрыть и нивелировать увеличение сезонных, временных и пиковых потребностей в различных видах работ
• желание вывести нецелевые виды деятельности на аутсорсинг
• оптимизировать бизнес-процессы и сделать их экономически более эффективными
• повысить уровень сервиса предлагаемых вами услуг

Особенности аутсорсинга в отраслях подверженных сезонности.

Не секрет, что сезонности подвержена практически любая отрасль. Сезонные колебания могут достигать изменений в 200-300% и более. Основная проблема сезонных компаний заключается в том, что в низкий сезон расходы компании слишком высоки, чтобы обеспечивать прибыльность и стабильность предприятия. В то же время в период высокого спроса возникает риск и проблема нехватки квалифицированных кадров. Из-за этого компании теряют прибыль, определенный рынок, число клиентов, преимущество перед конкурентами. Ситуация на лицо довольно сложная. Причина вроде бы очевидна — существует необходимость по-другому управлять человеческими ресурсами. Но как это сделать?

Российский работодатель по-разному решает вопрос с экономической эффективностью в условиях высокой сезонности, когда наблюдается недостаток работников, и в условиях снижения спроса, когда каждый лишний сотрудник = убыток. Кто-то закладывает все расходы в стоимость – что приводит к низкой конкурентоспособности по цене; иной пропорционально снижает уровень дохода сотрудникам, сокращает и потом вновь набирает персонал, отправляет в отпуск за свой счет и т.п. – что в итоге снижает лояльность персонала и репутацию компании со стороны потенциальных соискателей. Снижение затрат на собственный штат — цель и задача, которую преследует любой лидер и управленец в своей работе. Привлечение и подбор лучших специалистов с минимальными затратами — условия конкурентного рынка.

Аутсорсинг персонала в данном случае оказывается эффективным и полезным инструментом, так как позволяет избежать подобных плачевных последствий. Фактически, таким компаниям, необходимо иметь столько персонала для выполнения своих работ, сколько необходимо в периоды низкого спроса, а при увеличении потребности всегда можно обратиться в агентство аутсорсинга для обеспечения удовлетворения возросших потребностей. В таком случае заказчик (фирма которой необходим заёмный труд) обращается в компанию по предоставлению услуг аутстаффинга и заказывает сотрудников определенной категории, например: строительный, разнорабочий, торговый, складской и иной рабочий персонал; водитель; грузчик.

К тому же лизинг, рекрутинг (подбор персонала) имеет дополнительные плюсы:

• Не надо заниматься поиском и ротацией персонала
• Бухгалтерия не ведет кадровое делопроизводство
• Снижаются затраты и освобождаются ресурсы необходимые на дополнительного HR менеджера, кадровика и бухгалтера (организация и аренда рабочего места, трудоустройство и оформление специалиста)
• Снимается лишняя головная боль у руководителя организации, что позволяет глубже заниматься основными бизнес-процессами, формирующими основную ценность вашего продукта или услуги

Ожидаемый связанный эффект и результат в данном случае будут:

• Возможность более гибкой конкуренции по цене
• Экономически более эффективное управление предприятием и более динамичное развитие фирмы

Привлечение персонала на пиковые часы.

К данной категории потенциальных заказчиков услуги аутсорсинга персонала относятся компании, у которых в течение дня или недели наблюдаются резкие ярко выраженные пиковые увеличения нагрузки на штатный трудовой коллектив. В указанный временной промежуток мы видим недостаток сотрудников на рабочих местах, что приводит к различной упущенной выгоде и не получение определённой доли прибыли.

В качестве примера, одной из наиболее характерных отраслей будет ритейл, а именно такие специалисты как работник торгового зала, разнорабочий, кассир и другой торговый и складской персонал. Высокая нагрузка здесь приходится на вечерние часы и выходные дни. Лишний штатный персонал содержать дорого, а попытки оптимизировать затраты методом сокращения числа специалистов имеют обратный эффект – возникает риск образования очередей на кассах, отсутствие товара в торговом зале и на полках магазина, а также масса недовольных клиентов в час пик.

В данном случае аутсорсинг персонала может стать «палочкой выручалочкой», так как агентство аутстаффинга предоставит вам необходимое число конкретных кадров под нужные задачи и с определенными функциями, на определенной территории в те дни и в то время, когда это действительно необходимо. Оказание подобных услуг для исполнителя является его основным ключевыми видом деятельности и поэтому рекрутинг, найм и подбор соответствующих специалистов для аутсорсингового агентства обходятся гораздо дешевле в отличие от прямого поиска соискателей заказчиком, а сам процесс, благодаря отработанной технологии, дает более хороший результат.

Предоставление персонала в указанном случае — отличный способ передачи определенных функций (обработка резюме, ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерский учёт, проверка необходимой документации, расчет и выплата заработной платы, юридические аспекты на соответствие и требование действующему законодательству Российской Федерации, расчет и уплата налогов) стороннему провайдеру-исполнителю.

Ожидаемыми эффектами от сотрудничества в данном случае будут являться:

• Довольные постоянные клиенты
• Реализация экономически эффективной деятельности
• Преимущество перед конкурентами
• Благодарные коллеги и лояльный персонал 
• Полностью укомплектованный штат и отсутствие открытых вакансий
• Порядок в бухгалтерии — довольный бухгалтер

Аутсорсинг персонала — фокус на целевых бизнес-процессах.

Практика показывает, что как правило наилучший результат получают узкие специалисты, которые являются профессионалами в своей отрасли и имеют достаточно большой практический опыт. Основная причина такого феномена заключается в том, что изо дня в день эти люди отрабатывают свои навыки и повышают профессиональные компетенции, концентрируясь на результате и качестве выполняемой работы, и предоставляемой услуги. В процессе профессиональной деятельности они не отвлекаются на другие виды деятельности, независимо от того какая работа является их профессиональной сферой деятельности, даже если это физический труд или мыслительный процесс. У таких людей всегда порядок в голове и в работе, их квалификация, опыт и практика позволяют им предоставлять услуги высочайшего уровня и качества.

Схожая ситуация довольно часто возникает и в бизнесе. Управленцы понимают, что слишком много времени и сил тратят на вещи, которые никак на прямую на связаны с качеством производимого продукта или услуги. Обязанность любого лидера компании и руководителя — развитие компании и финансовая эффективность.

В условиях, когда законодательство определяет правила работы, трудовая и налоговая документация давит прессом ответственности, когда ошибка в оформлении бухгалтерских документов может дорого обойтись компании, первому лицу организации некогда думать о стратегическом развитии и планировании будущего своей фирмы. Тогда на помощь может прийти то, чему учат во всех бизнес-школах — делегируй часть функций и ответственность, в частности можно вывести на аутсорсинг такие бизнес-процессы как найм и ротация персонала, а также полное бухгалтерское и юридическое сопровождение функций по подбору, поиску, сопровождению, отчётности и предоставлению специалистов соответствующей квалификации.

В данном случае аутсорсинг персонала позволяет не отвлекаться на такие процессы как найм, трудоустройство, оформление, ротация и сопровождение персонала; кадровое делопроизводство; расчет, начисление и выплата заработных плат; юридические аспекты, бухгалтерский учёт и нюансы кадровой работы. Все это уходит на контроль партнёру — компании аутсорсеру, а руководителю остается лишь думать и действовать в направлении как улучшить производство, повысить конкурентоспособности компании и заработать дополнительный рубль.

Выгода использования внешнего персонала.

Здесь стоит обратить внимание, что экономическая эффективность пользования услугой аутсорсинга рассматривается в трех ключевых аспектах.

Первое. Это прямая финансовая выгода за счёт экономии. Использование заёмного труда позволяет экономить на таких вещах как: аренда помещения, оргтехника, компьютеры, мебель, расходные материалы, заработная плата hr менеджеров, расходы на поиск персонала.

К тому же, управлять и осуществлять контроль небольшим штатом сотрудников, в отличие от огромного коллектива, гораздо проще.

Второе. Это не совсем прямая, но результирующая выгода, за счет увеличения продаж и повышения маржинальности продукта и услуг, в силу приложения целенаправленных действий и возможности уделять больше внимания и контроля своим основным бизнес-процессам.

Производство может сконцентрироваться на улучшении производственных процессов, сервисные компании могут задуматься над созданием персональных предложений своим клиентам и повышением качества предоставляемых услуг.

Третье. Преимущественно в аутсорсинговом агентстве Труженик работают узкоспециализированные профессионалы и агентство имеет большую ресурсную базу в направлении поиска, привлечения и удержания персонала, что гарантирует вам бесперебойность выпуска продукции или оказания услуг и сводит к минимуму возможные потери и исключает возможность возникновения упущенной прибыли или выгоды.

Этот аспект можно описать одним словом — стабильность. Стабильность не только смысле выполнения всех заявок на предоставление персонала, но и с правовой точки зрения, а именно соблюдения трудового и налогового федерального законодательства и законов. Наши партнёры могут не беспокоиться о проверке со стороны проверяющих органов. С документацией все будет в порядке.

Как это работает?

Если исходя из вышеизложенного вы поняли, что пришло время передать на аутсорсинг ведение персонала и освободить ресурсы для движения вперед, то давайте рассмотрим, что для этого необходимо сделать.

Первым делом необходимо определиться со сторонней компанией исполнителем, которой будет осуществлена передача данных функций, и которая будет предоставлять заёмных сотрудников. Стоит обратить внимание, что для некоторых видов деятельности, в соответствии с законом, у провайдера должна быть получена аккредитация. Также компания должна обладать определенным опытом, знаниями и ключевыми компетенциями по работе с той категорией сотрудников, которые нужны именно вам.

Далее, необходимо предоставить вводную информацию и сформировать запрос. Желательно подробно описать свои требования, пожелания и ресурсные возможности, т.е. описать какая это вакансия, тип занятости (постоянный / временный), график, возможность организации питания, территория оказания услуг, необходимая / желаемая отчетность для заказчика.

В ответ агентство предоставит расчёт стоимости предоставления кадров, где база будет рассчитана исходя из стоимости рубль / час, а также перечень работ, включенных в данную цену.

Если заказчика все устраивает, то между компаниями заключается договор и начинается работа.

Немного статистики.

Обратите внимание, что в Европе и США аутсорсинг бизнес-процессов используют более половины компаний, в то время как в России этот показатель чуть более 20%.

На сегодняшний день картинка аутсорсинга бизнес-процессов в сфере HR в Российской Федерации выглядит следующим образом.

1. В первую очередь, внешнему провайдеру передаются следующие функции:

• Подбор и найм персонала доверяют сторонним компаниям аутсорсерам около 52% заказчиков
• Реализацию программ обучения и развития собственных сотрудников передают чуть более половины
• Проведение оценки персонала компании силами аутсорсинговых агентств осуществляют 44%
• Кадровое делопроизводство и управление документооборотом, связанным с кадрами, передают на внешнее управление около 39% компаний
• Расчет заработной платы и бухгалтерское сопровождение по всем вопросам, связанным с выплатами как сотрудникам, так и с выплатами в бюджетные организации отдают внешним специалистами 37% организаций

2. Соотношение лиц, принимающих решение в отношении использования аутсорсинга выглядит так:

• Основной пул лиц, заинтересованных во внешнем управлении некоторыми функциями работы с персоналом составляют HR директора — 38%
• На втором месте находятся генеральные директора, как реализаторы основной стратегии компании — 25%
• На третьем месте расположились люди, отвечающие за экономическую эффективность и финансовую стабильность организации, финансовые директора — 16%
• Руководители смежных и иных служб оказались заинтересованы в аутсорсинге персонала на 14%
• Замыкают список IT директора — 7%

Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что аутсорсинг персонала — это отличное решение для оптимизации расходов и бизнес-процессов!